Le concept de "Dématérialisation" a été au centre des discussions pendant de nombreuses années, représentant une opportunité importante découlant de la numérisation des entreprises. C'est devenu un défi majeur pour tous les secteurs d'activité, ayant un impact significatif sur les aspects organisationnels, techniques et financiers.
Dans le monde en constante évolution du BTP (Bâtiment et Travaux Publics), la dématérialisation est devenue une tendance majeure. Elle offre aux entreprises du secteur des opportunités d'optimisation, d'efficacité et de réduction des coûts considérables.
La dématérialisation des documents, également appelée numérisation, consiste à remplacer les documents papier par des versions électroniques, offrant ainsi un stockage et un classement plus pratiques. Cette approche est applicable à tous les types de documents, tels que les devis, les factures, les plans, les fiches de paie et les documents administratifs, et revêt une importance cruciale pour les entreprises, en particulier celles du secteur du BTP.
En effet, ces entreprises sont confrontées à la gestion d'un grand nombre de documents, et l'utilisation du format papier peut entraîner divers problèmes, tels que la perte de temps lors de la recherche de documents, les préoccupations concernant la sécurité des données, les retards dans la transmission, le suivi et la validation des documents, les difficultés d'accès et de communication entre les différents sites et parties prenantes, les problèmes de confidentialité, la perte de traçabilité, ainsi que les coûts liés à l'impression et au stockage des documents.
Afin de simplifier votre routine professionnelle quotidienne, BRZ France vous propose une solution personnalisée de gestion de chantiers et d'interventions, qui évolue pour répondre à vos besoins spécifiques.
La dématérialisation est essentielle dans le secteur du BTP, où une multitude de documents circulent à la fois au sein de l'entreprise et entre les acteurs externes tels que les architectes, les chefs de projet, les fournisseurs e t les sous-traitants. La gestion électronique efficace des documents présente ainsi de nombreux avantages au quotidien, favorisant un bon fonctionnement.
L'un des principaux avantages de la dématérialisation des documents dans le BTP réside dans les économies de temps et de flexibilité donc une augmentation de la productivité. Vos documents sont centralisés et sécurisés dans un espace unique qui encourage la collaboration entre toutes les parties prenantes. L'accès aux documents essentiels est extrêmement facile, évitant les pertes de temps lors de recherches. Vous pouvez les modifier et les partager sans crainte de les égarer.
La dématérialisation permet non seulement de gagner de l'espace, mais aussi de réaliser des économies. Les documents papier nécessitent de l'organisation et de l'espace de stockage. Tous vos documents numériques peuvent être stockés facilement. La dématérialisation réduit ainsi les coûts associés à la production des différents documents, mais surtout à leur stockage.
Les solutions de dématérialisation offrent des niveaux élevés de sécurité des données et de conformité réglementaire. Cela est particulièrement important dans le BTP, où les informations sensibles doivent être protégées.
La dématérialisation facilite la collaboration entre les parties prenantes d'un projet de construction. Les plans et les documents peuvent être partagés instantanément avec les architectes, les ingénieurs, les sous-traitants et les clients.
Cela inclut la préservation des ressources forestières et la protection de la couche d'ozone, des enjeux de plus en plus importants dans le secteur du BTP en raison de la réglementation croissante.
La plateforme Silae Dématérialisation en mode SaaS vous offre la possibilité de sécuriser le partage et le stockage de vos documents RH, tout en vous permettant de distribuer en toute sécurité vos bulletins de paie en ligne, en conformité avec les normes du RGPD (règlement Général sur la Protection des Données). Silae Dématérialisation, étant un coffre-fort numérique certifié RGPD et d'autres normes, vous offre les fonctionnalités suivantes :
Automatisez et suivez les factures des projets publics à l'aide de l'interface BRZ Chorus Pro.
La Lecture Automatique de Documents, en utilisant la reconnaissance optique de caractères (OCR), permet d'extraire les données textuelles des factures fournisseurs, notamment celles reçues au format PDF, une pratique cruciale dans le secteur du BTP.
La Gestion Electronique de Documents de BRZ est une solution de stockage, de classement et d’archivage des informations numériques.
Les documents issus de l’ERP sont directement archivés en GED. L’ensemble des documents de l’entreprise est consultable par les utilisateurs de BRZ en fonction de leurs droits.
La solution propose un système de recherche avancé par mots-clés ou par catégorie (recherche par client, maître d'ouvrage, chantier ou encore par conducteur de travaux).
En plus de ses fonctions d'organisation documentaire, la solution vous permet de définir des circuits de validations de votre entreprise, aussi appelés Workflow. Vous gérez la validation dématérialisée de vos commandes, de vos factures fournisseurs, de vos courriers clients ou tout simplement pour la diffusion d’une information vers un groupe de personnes.
La dématérialisation dans le secteur de la construction apporte de nombreux avantages, notamment une productivité accrue, une réduction des coûts et une efficacité accrue. L'un des aspects les plus importants de cette transformation numérique est la numérisation des factures. Cela permet aux entreprises de traiter les factures par voie électronique, réduisant ainsi les délais de paiement et minimisant le risque d'erreurs. Les bénéfices de la dématérialisation sont nombreux pour les grandes entreprises, mais aussi pour les TPE et PME du BTP.