Le rôle du conducteur de travaux
Le conducteur de travaux est le pivot entre le bureau et le chantier. Il coordonne les ressources, supervise l'avancement des travaux, veille au respect des délais et des budgets, et gère les équipes.
Son challenge quotidien : assurer une exécution efficace et fluide du projet tout en maintenant une communication optimale avec toutes les parties prenantes.
BRZ France accompagne les conducteurs de travaux dans leurs missions grâce à des solutions digitales innovantes qui favorisent la mobilité, la communication et l'organisation.
Management de chantier : centralisation et fluidité de l'information
La gestion d'un chantier implique une multitude de tâches et une coordination sans faille entre les différents acteurs. Pour éviter les erreurs, les pertes d’informations et garantir un suivi efficace, l’utilisation d’outils numériques devient essentielle.
BRZ France propose des solutions adaptées pour optimiser la gestion documentaire, le suivi des tâches, la communication et la gestion des réserves.
Mise à disposition des documents de chantier
Sans outils adaptés, la gestion documentaire repose souvent sur des e-mails et des fichiers stockés localement, ce qui entraîne des problèmes de versioning, d'oubli d'interlocuteurs ou de pertes de documents.
Centralisez vos documents grâce à un Intranet d’Entreprise
Fini les problèmes de doublons ou de versions multiples !
Grâce à votre Intranet d’Entreprise Sharepoint Online :
- Tous vos documents sont centralisés et accessibles, au bureau ou sur chantier, multi-agences, sur PC, smartphone ou tablette, évitant ainsi la dispersion des informations.
- Vous pouvez de co-éditer vos fichiers, Word ou Excel par exemple, en temps réel, permettant une collaboration fluide et synchronisée entre les membres de votre équipe projet, qu’ils fassent parties de votre entreprise ou soient des intervenants externes.
- Gestion des versions assurée, avec un historique de modifications clair et structuré.
- Archivage et préservation des documents, garantissant une traçabilité optimale et une conservation sécurisée des informations.
- Accès simplifié aux modèles de devis, aux réponses aux appels d’offres, aux rapports et autres documents indispensables au quotidien.
Aller plus loin avec la plateforme collaborative Teams
Un espace collaboratif puissant avec Teams et Microsoft 365
Votre Intranet d’Entreprise s’intègre parfaitement avec Teams. Microsoft Teams permet d’organiser la communication autour du projet de manière plus efficace et de garantir que tous les intervenants disposent d’un même niveau de connaissance.
- Communiquez et collaborez dans un seul espace, où que vous soyez, à tout moment Avec Microsoft Teams, vous :
- Partagez des fichiers, co-rédigez et modifiez du contenu en temps réel. Les modifications sont enregistrées automatiquement.
- Organisez la communication autour d'un projet et garantissez un même niveau de connaissance à vos équipes ainsi qu'aux intervenants extérieurs.
- Créez, classez, partagez et communiquez avec vos équipes Teams vous permet de créer des équipes spécifiques pour chaque projet, un espace virtuel dans lequel est centralisé toute votre communication autour du projet.
- Chaque équipe peut contenir divers canaux qui vous permettent d'organiser et classer les informations et documents du projet. Par exemple un canal "Achats" ou un canal "Direction des travaux".
- Chaque canal dispose d'un fil de publications vous permettant de notifier l'équipe de l'ajout d'un document, la mise à jour d'un chiffrage ou la création d'un compte-rendu de réunion de chantier.
Avec un Intranet d’Entreprise SharePoint et la Plateforme Collaborative Microsoft Teams, vos documents sont centralisés, accessibles en temps réel et sauvegardés automatiquement. Vous disposez toujours de la bonne version et tous les interlocuteurs internes et externes sont informés en temps voulu.
Coordination et suivi des tâches
Les e-mails, appels et fichiers Excel rendent la gestion des tâches chaotique, favorisant les oublis et la dispersion des informations. Un chantier réussi repose sur une coordination rigoureuse et un suivi précis des tâches.
BRZ France propose des solutions intégrées à votre abonnement M365 pour structurer, organiser et suivre efficacement les différentes missions.
Planification optimisée et attribution des responsabilités
Grâce à Planner et Teams, chaque tâche est clairement identifiée et assignée à un responsable. Chaque intervenant sait précisément ce qu’il doit faire et à quel moment. L’avancement est suivi en temps réel, ce qui réduit les risques de retard et permet d’anticiper les éventuelles difficultés.
Une visibilité complète sur l’état d’avancement
Les outils numériques permettent une gestion centralisée des tâches et une vue d’ensemble sur leur progression. Avec Planner, les équipes peuvent :
- Créer des listes de tâches détaillées,
- Définir des échéances claires et des priorités,
- Suivre l’évolution en temps réel grâce à un tableau de bord intuitif,
- Recevoir des notifications pour ne rien oublier.
Communication et collaboration fluidifiées
L’intégration de Planner avec Teams améliore la communication entre les équipes. Fini les e-mails perdus ou les informations fragmentées :
- Chaque tâche est associée à une discussion spécifique dans Teams,
- Les collaborateurs peuvent commenter directement chaque mission,
- L’accès mobile permet de consulter ou mettre à jour les informations depuis le chantier.
Mobilité et accès en temps réel
Les conducteurs de travaux ont besoin de solutions accessibles partout. Grâce à la synchronisation entre Planner, Teams et votre Intranet, ils peuvent gérer les tâches en déplacement, consulter les mises à jour et ajuster les plannings en quelques clics.
Avec BRZ France, la coordination et le suivi des tâches deviennent simples, efficaces et transparents. Les équipes restent alignées, les responsabilités sont claires et les projets avancent sans accroc.
Rédaction et partage des comptes rendus
Stocker les comptes rendus dans des fichiers personnels ou les diffuser par e-mail sans suivi collaboratif complique la communication.
Un suivi de chantier efficace passe par la rédaction rigoureuse des comptes rendus. Ces documents sont essentiels pour assurer la traçabilité des décisions, informer toutes les parties prenantes et éviter les incompréhensions. Pourtant, leur gestion peut s’avérer laborieuse lorsque les outils ne sont pas adaptés.
Digitalisation des comptes rendus avec Teams et OneNote
Grâce à Teams et OneNote, la rédaction et le partage des comptes rendus deviennent simples et fluides :
- Création et structuration facilitée : OneNote permet d’organiser les notes de réunion par projet ou par sujet, avec des mises à jour en temps réel.
- Collaboration en direct : Plusieurs collaborateurs peuvent co-éditer un compte rendu simultanément, assurant une rédaction rapide et homogène.
- Sauvegarde automatique et versioning : Plus besoin de rechercher la dernière version d’un document, toutes les modifications sont enregistrées et accessibles à tout moment.
Un partage simplifié et sécurisé
Avec Microsoft Teams, le partage des comptes rendus devient instantané et structuré :
- Accès centralisé : Tous les documents sont stockés dans un espace partagé, évitant la dispersion des fichiers dans des e-mails ou des dossiers personnels.
- Notifications et suivi : Chaque participant est automatiquement notifié de la mise en ligne d’un compte rendu, garantissant que l’information est bien transmise.
- Historique des échanges : Les décisions prises en réunion sont archivées et consultables à tout moment pour un suivi optimal.
Un gain de temps et une meilleure traçabilité
Grâce à une utilisation optimale de vos applications Microsoft 365, incluses dans votre abonnement, les conducteurs de travaux peuvent rédiger, partager et suivre leurs comptes rendus en toute simplicité.
Fini les pertes d’informations et les versions multiples, tout est centralisé et structuré pour un pilotage efficace du chantier.
Avec Teams et OneNote, la rédaction et le partage se font en toute simplicité : accès direct aux documents, sauvegarde automatique et collaboration en temps réel.
Gestion des réserves
Gérer les réserves avec des e-mails ou des fichiers Word engendre des pertes d'information et retarde la clôture du chantier.
La gestion des réserves est une étape cruciale pour assurer la conformité des travaux et finaliser un chantier dans les meilleures conditions. Une mauvaise organisation peut entraîner des retards dans la levée des réserves, des désaccords avec le client et un allongement des délais de paiement.
BRZ France propose des outils numériques pour structurer et accélérer cette gestion.
Centralisation et suivi en temps réel
Avec Planner et Teams, les réserves sont intégrées dans un espace unique et accessible à tous les acteurs concernés :
- Création et catégorisation des réserves : chaque réserve est documentée avec des photos, des commentaires et des statuts d’avancement.
- Assignation des actions : les tâches sont attribuées aux responsables concernés avec des échéances précises.
- Mises à jour et notifications : chaque modification ou validation déclenche une notification automatique pour garantir un suivi réactif.
Transparence et traçabilité
Grâce à ces outils digitaux, chaque réserve est tracée avec précision et intégrée dans un processus de suivi structuré :
- Un historique clair : toutes les actions menées sur une réserve sont enregistrées, assurant une traçabilité complète.
- Une communication efficace : les échanges autour des réserves sont centralisés, évitant ainsi les pertes d’informations par e-mails ou appels téléphoniques.
- Un accès mobile : les équipes peuvent consulter et mettre à jour les réserves directement depuis le chantier, optimisant la réactivité.
Optimisation de la clôture des chantiers
Grâce à Planner et Teams, la levée des réserves est rationalisée, ce qui accélère la clôture administrative du chantier et facilite le paiement des prestations. Un suivi rigoureux garantit la satisfaction du client et limite les litiges.
Avec BRZ France, la gestion des réserves devient plus rapide, plus transparente et plus efficace, contribuant ainsi à une meilleure organisation et une finalisation optimisée des chantiers.
L’intégration de Microsoft Teams avec votre Intranet d’Entreprise renforce la communication instantanée et collaborative :
Avec My Silae, la gestion des absences devient fluide et transparente :
Avec nos solutions de gestion des entretiens professionnels, vous les gérez de manière fluide et transparente :
Les outils BRZ France permettent également d’assurer une conformité aux obligations légales :Management des notes de frais : automatisation et gain de temps
Le traitement des notes de frais peut rapidement devenir un casse-tête administratif, avec des justificatifs égarés et des délais de remboursement trop longs.
Déclaration et suivi des notes de frais
Gérer les notes de frais peut être une tâche chronophage et source d’erreurs pour les conducteurs de travaux et leurs équipes. Entre la collecte des justificatifs papier, la saisie manuelle et les délais de validation, le traitement peut vite devenir fastidieux.
BRZ France propose des solutions numériques pour simplifier et accélérer ce processus.
Digitalisation et simplification des déclarations
En optant pour une gestion dématérialisée des notes de frais, les collaborateurs peuvent déclarer leurs frais en quelques clics :
- Numérisation en temps réel : il suffit de prendre en photo un justificatif depuis un smartphone pour l’enregistrer immédiatement.
- Saisie automatique des informations : l’outil extrait les données essentielles (montant, date, fournisseur) pour éviter la saisie manuelle et limiter les erreurs.
- Déclaration mobile et synchronisation immédiate : les frais sont directement transmis aux services administratifs, sans risque de perte ou d’oubli.
Validation rapide et intégration comptable
Grâce aux outils BRZ France, le processus de validation est optimisé :
- Flux de validation automatisé : chaque dépense peut être validée par le responsable concerné avant d’être intégrée dans le système de paie et de comptabilité.
- Suivi en temps réel : les employés et managers ont une visibilité instantanée sur l’état des remboursements.
- Archivage et conformité fiscale : toutes les notes de frais sont stockées de manière sécurisée et accessibles à tout moment en cas de contrôle.
Gain de temps et réduction des erreurs
L’adoption d’une solution de gestion dématérialisée des notes de frais permet d’éliminer les erreurs de saisie, d’accélérer le remboursement des frais et d’améliorer la transparence financière.
En réduisant la gestion administrative, les conducteurs de travaux peuvent se concentrer pleinement sur leurs missions terrain.
Grâce aux solutions BRZ France, la gestion des frais professionnels devient simple, rapide et fiable, avec une numérisation en temps réel et une intégration comptable et RH optimisée.