La dématérialisation du bulletin de paie

Des avantages sur plusieurs niveaux

L’employeur peut désormais décider de mettre en place la dématérialisation des bulletins de paie, sans accord préalable des salariés et à charge pour eux de s’y opposer.

Il sera indéniablement tenté d’opter pour ce système de bulletins électroniques, incontestablement plus moderne que la version traditionnelle sur papier. Pour sa part, fort à parier que le salarié sera également sensible aux arguments dans le sens de la dématérialisation de ses fiches de paie…

Le format papier présente en effet des contraintes que ne supporte pas le format électronique : notamment un coût plus important à la charge de l’employeur et un mode de conservation plus contraignant. En outre, dans une démarche écologique, le bulletin de paie électronique sonne comme une évidence. Vous souhaitez communiquer les fiches de paie de vos salariés par voie électronique ? Le point sur la mise en œuvre de la dématérialisation des bulletins de paie de vos salariés en 5 questions.

Quand et comment informer le salarié de son droit d’opposition à la dématérialisation de ses bulletins de paie ?

Si l’accord préalable exprès du salarié n’est plus une condition nécessaire à la transmission de ses bulletins de paie par voie électronique, l’employeur demeure tenu de l’informer de son droit de s’opposer à cette dématérialisation.

Dans ce contexte, l’employeur respecte les obligations suivantes :

• L’employeur informe chaque salarié personnellement.
• Le salarié doit recevoir l’information dans un délai minimum de 1 mois avant la première émission de la fiche de paie sous forme électronique. La notification peut intervenir au moment de l’embauche, le cas échéant.
• « L’employeur informe le salarié par tout moyen conférant date certaine » : attention, l’information doit nécessairement être transmise par écrit. Pour que la date fasse foi, l’employeur opte au choix pour : une lettre papier remise en main propre contre récépissé, un email avec confirmation de lecture ou un courrier recommandé AR.

La Loi Travail – Loi El Khomri – ne précise pas le contenu de la lettre d’information sur le droit d’opposition du salarié, ni ne fait part de mentions obligatoires à y faire figurer. À l’employeur de rédiger un contenu clair, exhaustif et non équivoque pour prévenir contre tout recours ultérieur.

Jusqu’à quand le salarié peut-il formuler son opposition à la transmission dématérialisée de sa fiche de paie ?

Indéfiniment !

En effet, la loi prévoit que le salarié peut s’opposer à la dématérialisation de son bulletin de paie « à tout moment », soit avant ou après l’émission de son 1er bulletin de paie par voie électronique. Attention, dans l’hypothèse où le salarié s’oppose au bulletin de paie dématérialisé, l’employeur est tenu de revenir à la version papier de ses fiches de paie dans un délai maximum de 3 mois suivant la demande datée du salarié.

Comment envoyer les bulletins de paie par voie dématérialisée ?

La mise à disposition du bulletin de paie du salarié doit être réalisée dans des conditions de nature à garantir l’intégrité, la disponibilité et l’accessibilité des données, énonce l’article L3243-2 du Code du Travail.

Les conséquences à en tirer :

• Le mail n’est pas un mode de transmission valable, dans la mesure où n’est pas garantie l’intégrité des données.
• L’employeur aura recours à un coffre-fort électronique : différents prestataires de services proposent déjà d’externaliser cette tâche en mettant en place des systèmes performants de coffre-fort électronique ou e-coffres.
• L’employeur veillera à opter pour un système qui garantit de manière effective l’intégrité, la disponibilité et l’accessibilité des bulletins de paie stockés de manière électronique et dématérialisée. Le salarié aura accès à ses fiches de paie via un espace personnel sécurisé : l’avis de la CNIL à propos des conditions de confidentialité des données proposées par les différents systèmes sera décisif.

Combien de temps l’employeur doit-il tenir les bulletins de paie à disposition de son salarié ?

Le salarié doit pouvoir avoir accès à ses bulletins de paie pendant une durée de 50 ans ou jusqu’à ce qu’il atteigne l’âge de la retraite augmenté de 6 ans.

Attention, quid de l’employeur en cessation d’activité ? Le salarié dispose d’un délai minimum de 3 mois pour récupérer ses fiches de paie, à l’issue d’une procédure simple et accessible à tout profane en informatique. De même dans l’hypothèse où le prestataire qui assure le stockage des bulletins de paie sous forme électronique est en cessation d’activité.

Fiche de paie électronique et compte personnel d’activité (CPA), quelle interopérabilité ?

Pour plus de sécurité et de praticité, l’accessibilité du bulletin de paie électronique sur le site du Compte Personnel d’Activité (CPA) doit être garantie par l’employeur ou son prestataire.

Le salarié peut ainsi consulter ses bulletins de paie dématérialisés émis sous forme électronique via son CPA à tout moment : un avantage de taille à son bénéfice en cas de changement d’entreprise.

Bon à savoir : l’accès au Compte Personnel d’Activité – et donc au bulletin de paie dématérialisé – est possible par le biais de FranceConnect.