La géolocalisation des salariés : comment la mettre en œuvre ?

Un dispositif proportionné au but recherché, mais pas que

La mise en place d’un dispositif de géolocalisation du véhicule d’un salarié ne relève pas du seul pouvoir discrétionnaire de l’employeur.

Cette mesure restrictive est en effet strictement encadrée par la loi, et contrôlée par la CNIL. Première obligation de l’employeur : adapter le système de géolocalisation à la nature de la mission du salarié et à la finalité du système.
Ainsi, seuls sont autorisés les dispositifs de géolocalisation mis en œuvre avec les finalités suivantes :

• Assurer la sécurité du salarié, des marchandises ou du véhicule dont il a la charge
• Optimiser la distribution des prestations de services à accomplir en des lieux épars
• Suivre le temps de travail lorsque cela ne peut pas être réalisé par un autre moyen (Arrêt de la cour de cassation de Lyon du 13 janvier 2017)
• Contrôler le respect par le salarié des règles d’utilisation du véhicule professionnel mis à sa disposition

À noter, est également autorisée la géolocalisation du véhicule de transport de personnes et la géolocalisation imposée par une disposition légale ou réglementaire.

Les formalités obligatoires pour mettre en œuvre un dispositif de géolocalisation

Avant d’envisager la mise en œuvre d’un dispositif de géolocalisation des véhicules, l’employeur doit s’astreindre au respect d’un certain nombres d’obligations légales destinées à préserver la vie privée et la liberté d’aller et venir de ses salariés.
L’employeur, préalablement à la mise en œuvre de son dispositif de géolocalisation de ses salariés doit respecter les formalités suivantes :

• Information des représentants du personnel (CE, CHSCT, à défaut DP)
• Une déclaration à la CNIL (Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés) : l’employeur effectue sa déclaration via le formulaire de déclaration normale d’un fichier
• L’information des salariés : chaque salarié est informé à titre personnel, par écrit de la mise en place du dispositif en mentionnant : l’identité du responsable du traitement, les finalités poursuivies, les destinataires des données issues du dispositif, les droits d’opposition pour motif légitime, les droits d’accès et de rectification
• L’adoption de mesures de sécurité : l’accès aux données récoltées par le système de géolocalisation est réservé aux destinataires habilités. L’employeur doit donc prendre des mesures destinées à protéger la confidentialité des données.

Le non-respect des recommandations de la CNIL

La CNIL adresse des recommandations à destination des employeurs désireux de mettre en place un système de géolocalisation des salariés. Elle recommande la mise en place d’un système permettant de désactiver la géolocalisation lorsque le véhicule de fonction est utilisé dans le cadre privé.

Elle interdit l’utilisation du dispositif de géolocalisation aux fins suivantes :

• Contrôler la vitesse du salarié
• Suivre les déplacements des représentants du personnel dans le cadre de leur mandat
• Suivre les déplacements des salariés en dehors du temps de travail

Les sanctions encourues par l’employeur

L’employeur qui ne respecte pas les obligations légales relatives à la mise en place d’un dispositif de géolocalisation ou qui dépasse les limites posées par la CNIL risquent des sanctions lourdes.

• L’employeur qui omet d’informer ses salariés de la mise en place du dispositif de géolocalisation risque une amende de 1 500€
• L’employeur qui met en place un système de géolocalisation de ses salariés dans un but détourné risque une amende de 300 000€ et une peine d’emprisonnement de 5 ans
• Le défaut d’information et de déclaration préalable à la CNIL rend la géolocalisation inopposable aux salariés 

En résumé

• L’employeur doit s’assurer que le système de géolocalisation est adapté à l’enjeu de ce suivi en temps réel du salarié.
• L’employeur n’est autorisé à mettre en place un tel dispositif qu’à condition que son objectif soit légitime.
• L’employeur qui met en place un dispositif de géolocalisation de ses salariés doit les en informer préalablement, informer les représentants du personnel et effectuer une déclaration concomitante à la CNIL.
• La mise en place de la géolocalisation implique une collecte et un traitement des données personnelles : l’employeur doit veiller à la sécurité de ces données.