„Wir verwalten nicht die Vergangenheit, sondern gestalten die Zukunft!“ – unter diesem Leitsatz betreut die Rohlmann Steuerberatungsgesellschaft mbH aus Ratingen mit ihren derzeit 17 Mitarbeitenden rund 500 Mandanten in ganz Deutschland. Seit der Gründung im Jahr 2021 entwickelte sich die Kanzlei unter der Leitung von Benedikt Rohlmann zum spezialisierten Ansprechpartner für Mandanten aus der Bau- und Immobilienbranche, mit ihren branchenspezifischen Besonderheiten. Die Baubetriebe in der Mandantschaft wuchsen, neue kamen hinzu, und damit stiegen auch die Anforderungen im Bereich der Baulohnabrechnung und der bauspezifischen Betreuung – bis die internen Kapazitäten der Kanzlei an Grenzen stießen. Das Risiko, attraktive Bau-Mandate ablehnen zu müssen, wurde real.
Durch die Übergabe des Baulohns an BRZ konnte die Kanzlei ihre Spezialisierungsstrategie fortsetzen, Kapazitäten freischaufeln und Mandanten umfassend betreuen. Die Zusammenarbeit begann mit einem gemeinsamen Mandanten und wurde innerhalb von zwei Tagen vollständig implementiert. Das Ergebnis: stabile Prozesse, klare Arbeitsteilung und spürbare Entlastung bei gleichbleibend hoher Qualität.
Die Steuerberatungsgesellschaft Rohlmann ist eine junge, schnell wachsende Kanzlei, die einen klaren Branchenfokus innerhalb der Firmenmandate etablieren möchte: Bauunternehmen, Bauhandwerk, Immobilienfirmen und Investoren. Aus diesem strategischen Schwerpunkt ergaben sich sowohl Chancen als auch Belastungen.
Die Kanzlei hatte zwar Know-how aufgebaut und sich zunehmend auf diese Zielgruppe spezialisiert, jedoch führte die zunehmende Komplexität zu einer Überlastung der internen Ressourcen, gerade im Bereich Baulohn.
Die Baubranche brachte aber häufig Herausforderungen mit sich: Anzahlungs- und Abschlagsrechnungen, Besonderheiten bei Umsatzsteuer und Bauabzugssteuer, halbfertige Leistungen und teils unstrukturierte Mandantenunterlagen. Gerade bei neuen Mandaten zeigte sich oft, dass Abschlagsrechnungen wie normale Rechnungen verbucht wurden – was wiederum das Risiko für Buchhaltungs- oder Steuerfehler erhöhte. Diese Bedingungen erschweren eine verlässliche Betreuung.
Eine weitere Hürde für die Kanzlei: immense Personalbindung. Die Kanzlei hatte zwar Know-how aufgebaut und sich zunehmend auf diese Zielgruppe spezialisiert, jedoch führte die zunehmende Komplexität zu einer Überlastung der internen Ressourcen, gerade im Bereich Baulohn.
Die Kanzlei verfügte lediglich über eine Mitarbeiterin, die sich mit den Besonderheiten der Baulohnabrechnung auskannte. In der Praxis zeigte sich schnell:
Jede Abrechnung war extrem zeitintensiv und aufwendig, insbesondere aufgrund der zahlreichen Sonderfälle wie Tarif- und Branchenregelungen, Zuschläge, SOKA-Bau, wechselnde Baustellen, Schlechtwetterregelungen, Reisekosten, wechselnde Mitarbeitende und Arbeitszeiten.
Der Zeitaufwand und die Komplexität führten zu hohem Schulungsbedarf, bei Ausfällen oder Engpässen ergab sich eine reale Gefahr für die frist- und ordnungsgemäße Abrechnung.
Wäre der Baulohn intern weiterhin betreut worden, hätte das zu einem Mandatsstopp geführt – neue Bau-Mandate hätten nicht angenommen werden können, ohne das Risiko einer Überlastung.
Diese Situation war wirtschaftlich und strategisch nicht akzeptabel, wenn die Kanzlei ihre Wachstums- und Spezialisierungsziele weiterverfolgen wollte.
Als die zu betreuende Firma mit einem raschen Wachstum und schließlich rund 150 Mitarbeitenden auf die Kanzlei zukam, wurde die interne Lohnkapazität sofort überfordert. Die bestehende Mitarbeiterin war bereits vollständig ausgelastet, eine weitere interne Aufstockung hätte einen hohen Schulungsaufwand und erhebliche Risiken bedeutet.
Vor diesem Hintergrund entschied sich die Kanzlei dafür, die Baulohnabrechnung an einen externen Spezialisten zu übertragen. Mit BRZ fand sie einen Partner, der speziell auf Bau und Handwerk ausgerichtet ist. Die Implementierung erfolgte innerhalb von nur zwei Tagen – von der Übergabe der Daten bis zum ersten durch BRZ abgerechneten Lohnlauf. Kommunikation und Datenübermittlung verliefen reibungslos, Prozesse wurden klar strukturiert und definiert.
Für die Kanzlei bedeutete das unmittelbare Entlastung, Rückgewinnung von Kapazitäten und Planungssicherheit – und für den Mandanten verlässliche Baulohnabrechnung und professionelle Betreuung.
Mit dem Outsourcing über BRZ setzte die Kanzlei auf einen etablierten Partner, der seit Jahrzehnten Erfahrung in der Baulohnabrechnung für Bau- und Handwerksbetriebe hat. BRZ übernimmt für Mandate aus dem Baugewerbe sämtliche Aspekte der Baulohnabrechnung, von der Stammdatenpflege über Arbeits- und Baustellenerfassung bis hin zu Zuschlägen, SOKA-Meldungen, Sozialversicherung, Meldungen an Behörden, SOKA-Bau, Saison-Kurzarbeitergeld und Sonderregelungen.
Die Steuerkanzlei behält das Gesamtmandat – Finanzbuchhaltung, Jahresabschlüsse, Steuererklärungen – und gibt allein den Baulohn an BRZ weiter. Damit bleibt die Kanzlei für den Mandanten Ansprechpartner, gewinnt aber erhebliche Entlastung und kann zugleich ihren Spezialisierungskurs fortsetzen.
Die Entscheidung für das Outsourcing des Baulohns an BRZ lieferte mehrere spürbare und unmittelbar greifbare Vorteile – sowohl intern für die Kanzlei als auch extern für ihre Mandanten.
Zum einen stellte sich schnell eine erhebliche Entlastung der internen Ressourcen ein. Die Mitarbeiterin, die zuvor überlastet war und kaum Zeit für andere Aufgaben fand, wurde von der aufwendigen Baulohnabrechnung befreit. Die Kanzlei gewann damit wieder Kapazitäten für ihre Kernkompetenzen (Finanzbuchhaltung, Jahresabschlüsse, Steuerberatung, Gestaltungsberatung). Neue Bau-Mandate konnten aufgenommen werden, ohne dass dies eine Überforderung bedeutete. Der im Notfall drohende Mandatsstopp wurde abgewendet.
Zum anderen erhöhte sich die Zuverlässigkeit und Qualität der Baulohnabrechnung deutlich. Durch den spezialisierten Dienstleister BRZ konnte sichergestellt werden, dass alle tariflichen und gesetzlichen Anforderungen korrekt umgesetzt werden: Zuschläge, SOKA-Bau, Sozialversicherungen, Baustellenregelungen, Schlechtwetter, Baustellenwechsel usw. BRZ verfügt über das notwendige Know-how und hält sich kontinuierlich auf dem neuesten Stand der Regelungen – ein Vorteil, den eine einzelne interne Kraft kaum dauerhaft leisten könnte.
Das führte zu mehr Planungssicherheit und Stabilität: Abrechnungen kamen frist- und korrekt – für die Mandanten, aber auch für die Kanzlei. Mandanten erfuhren eine verlässliche Betreuung, was das Vertrauen stärkte. Die Kanzlei selbst konnte ihre Spezialisierungsstrategie im Bau- und Handwerkssektor ohne Risiko weiterverfolgen.
Nicht zuletzt ermöglichte die Zusammenarbeit mit BRZ dem Steuerberater, Wachstumschancen gezielt wahrzunehmen: Neue Bau- oder Handwerksmandate, die intern aufgrund der Lohnkapazitäten problematisch gewesen wären, konnten nun angenommen werden. Besonders profitabel: Mandate mit vielen Mitarbeitenden und komplexem Lohnbetrieb, die ohne Outsourcing nicht oder nur mit hohem Aufwand hätten bearbeitet werden können.
In Summe schuf das Outsourcing-Modell eine Win-Win-Situation: Die Kanzlei konnte ihre Mandatsbasis im Bau- und Handwerksbereich ausbauen und gleichzeitig ihre Servicequalität und Mandantenbindung erhöhen; Mandanten profitierten von einer umfassenden Betreuung „aus einer Hand“. Das für Bau- und Handwerksmandate typische Risiko von Fehlern, Überlastung und Abrechnungsproblemen wurde minimiert, und die Kanzlei sicherte sich einen klaren Wettbewerbsvorteil gegenüber „Allround“- Kanzleien, die Baulohn nicht abdecken.
Angesichts der positiven Erfahrungen und des strukturellen Entlastungseffekts plant die Kanzlei, neue Bau-Mandate künftig gezielt aufzunehmen – mit dem klaren Plan, den Baulohn direkt an BRZ zu übergeben, sobald die internen Kapazitäten überschritten wären. Dadurch kann die Kanzlei weiterhin fokussiert auf Qualitäts- und Spezialisierung setzen, ohne Wachstumspotenzial verschenken zu müssen.
Insbesondere Mandate aus dem Bereich Gebäudedienste (z. B. Facility Management, Gebäudeverwaltung, gewerbliche Handwerks- und Dienstleistungsbereiche) sind potenzielle Kandidaten – selbst bei kleinerem Baulohnvolumen kann sich die strukturierte Outsourcing-Lösung lohnen. Die klare, verlässliche Arbeitsweise von BRZ – mit definierten Prozessen, festen Abläufen und hoher Transparenz – entspricht genau dem, was Bau- und Handwerksmandate benötigen.
Langfristig kann diese Strategie dazu führen, dass die Kanzlei sich im Markt als spezialisierter Anbieter für Bau- und Handwerkskunden etabliert – mit klarer Differenzierung zu allgemeinen Steuerberatungen und ohne das Risiko, durch personelle oder fachliche Engpässe wachsen zu müssen.