Définition de la dématérialisation
Le concept de "Dématérialisation" a été au centre des discussions pendant de nombreuses années, représentant une opportunité importante découlant de la transformation digitale des entreprises.
Qu’est-ce qu’une fiche de paie dématérialisée ?
Principe d’une fiche de paie dématérialisée
Une fiche de paie dématérialisée est une version électronique d’une fiche de paie papier. Elle est délivrée dans l’espace personnel privé et sécurisé du salarié (coffre-fort numérique).
Depuis le 1er janvier 2017, en tant qu’employeur vous pouvez choisir de dématérialiser la fiche de paie sans l’accord préalable des salariés.
Principe du coffre-fort numérique
Les fiches de paie ne sont plus délivrées automatiquement sous forme papier, mais peuvent l’être dans l'espace personnel du salarié, dans un coffre-fort électronique.
Un coffre-fort numérique offre la possibilité de sauvegarder et sécuriser l'ensemble des documents importants de votre entreprise, ainsi que ceux de vos employés.
Ce dispositif a pour objectif :
Pour l'employeur : De distribuer automatiquement les fiches de paie aux salariés au sein d'un espace sécurisé.
Pour les salariés : D’accéder à leurs fiches de paie et bénéficier d'un espace de stockage privé et sécurisé pour déposer en toute sécurité tous les documents numériques qu’ils souhaitent conserver.
Grâce à la dématérialisation du bulletin de paie, vous pouvez distribuer automatiquement les fiches de paie de vos salariés dans le coffre-fort numérique mis en place dans votre entreprise de BTP.
Pourquoi dématérialiser les fiches de paies de vos salariés ? Quels avantages ?
La dématérialisation des fiches de paie présente des avantages spécifiques pour les entreprises du secteur de la construction (BTP).
La dématérialisation c’est :
- Un gain de temps : la dématérialisation élimine le besoin d’imprimer et de distribuer physiquement les fiches de paie.
- Une réduction des coûts : en optant pour la dématérialisation des fiches de paie, vous réduisez considérablement vos besoins en papier, encre, impression et enveloppes. Et vous supprimez les coûts liés à la distribution, comme les frais d’envoi postaux.
- Une amélioration de la satisfaction de vos employés : vos salariés peuvent retrouver facilement leurs fiches de paie. Les informations sont toujours disponibles dans leur coffre-fort numérique sécurisé et peuvent être consultées en ligne sur n'importe quel support (ordinateur, smartphone, tablette).
- Une diminution de votre empreinte écologique : la dématérialisation signifie aussi une diminution des émissions de carbone liées à la production et au transport du papier, à la réduction des déchets et une économie d’énergie.
Quels sont les avantages d’un coffre-fort électronique ?
Mettre en place un système de coffre-fort électronique permet :
- De sécuriser les documents de vos employés : les coffres-forts électroniques offrent un niveau élevé de sécurité pour les documents numériques. Les données peuvent être chiffrées et protégées par des mesures de sécurité avancées, réduisant ainsi le risque de perte ou de vol par rapport à des documents papier.
- D’accéder facilement au document : vos salariés peuvent accéder à leurs documents électroniques à partir de n'importe quel endroit disposant d'une connexion Internet. Cela facilite la consultation, la gestion et le partage des documents, ce qui est particulièrement utile pour vos salariés en déplacement.
- Une traçabilité : Le coffre-fort électronique permet de retracer l'historique des accès et des modifications apportées aux documents stockés, renforçant ainsi la transparence et la sécurité.
Pourquoi ne pas envoyer des fiches de paie par e-mail ?
L'envoi de fiches de paie par e-mail est interdit depuis le 1er janvier 2024.
Envoyer par e-mail la fiche de paie d'un collaborateur présente des risques. Le RGPD (règlement Général sur la Protection des Données) impose des normes strictes pour la dématérialisation des fiches de paie en matière de sécurité. En raison de la nature sensible des informations personnelles qu'elles renferment, telles que les noms, les adresses, les numéros de sécurité sociale, le RIB ou les détails de rémunération des employés, considérés comme des données à caractère personnel.
Lorsque vous optez pour la dématérialisation de vos bulletins de paie, en tant qu'employeur, vous êtes tenu de prendre les mesures adéquates pour garantir la protection des données personnelles de vos employés conformément aux principes énoncés par le RGPD.
Comment informer vos salariés ?
Lorsque vous optez pour le bulletin de paie électronique, vous devez :
- Informer le salarié de son droit d'opposition, par tout moyen, car il peut préférer conserver le format papier. Un mois avant le premier envoi de la fiche de paie électronique ou au moment de l'embauche, vous devez fournir ces informations.
- Fixer les conditions de mise à disposition de la fiche de paie électronique. Vous devez garantir la disponibilité des fiches de paie du salarié pendant les 50 ans ou jusqu'aux 75 ans du salarié.
Un salarié peut-il refuser de recevoir ses fiches de paie en version dématérialisée ?
Si un employé s'y oppose, vous devez conserver la version papier pour lui, à condition que sa demande soit notifiée par un moyen conférant une date certaine, l'employé peut l'exiger à n'importe quel moment. L'entreprise a jusqu'à trois mois pour agir en conséquence.
Pourquoi faire appel à BRZ France pour la dématérialisation de votre paie ?
Spécialiste de la paie BTP, travailler avec BRZ France c’est avoir un expert à vos côtés.
Notre Offre Paie BTP
L’offre paie BTP de BRZ France propose des solutions complètes pour simplifier la gestion de la paie dans les entreprises du secteur du bâtiment et travaux publics, basées sur le logiciel leader sur le marché français : Silae Paie, incluant le coffre-fort numérique.
Nous mettons à votre disposition le logiciel Silae Paie pour gérer en interne la réalisation et la distribution des fiches de paie, vous proposons un service de paie externalisée afin de déléguer cette tâche à nos experts paie BTP assurant la conformité de celle-ci.
Vous pouvez également opter pour un mix, gérer certaines paies en interne tout en externalisant d’autres.
Les applications Silae complémentaires à la gestion de la Paie
Vous pouvez simplifier le traitement et la réalisation de votre paie grâce aux applications complémentaires Silae :
- Silae Expense pour le traitement dématérialisé des notes frais.
- My Silae pour la gestion des congés et des absences.
- Silae BI pour l’optimisation du suivi de vos objectifs RH, comme par exemple : Le calcul de l’index égalité professionnelle Hommes-Femmes.