Pourquoi Dématérialiser ?
Le concept de "Dématérialisation" a été au centre des discussions pendant de nombreuses années, représentant une opportunité importante découlant de la numérisation des entreprises. C'est devenu un défi majeur pour tous les secteurs d'activité, ayant un impact significatif sur les aspects organisationnels, techniques et financiers.
La Dématérialisation et les entreprises de BTP
Dans le monde en constante évolution du BTP (Bâtiment et Travaux Publics), la dématérialisation est devenue une tendance majeure. Elle offre aux entreprises du secteur des opportunités d'optimisation, d'efficacité et de réduction des coûts considérables.
Depuis janvier 2020, les marchés publics de travaux exigent l'utilisation de la plateforme Chorus Pro pour la facturation. Les entreprises du secteur de la construction impliquées dans de tels projets ont dû se préparer en avance pour se conformer à ces nouvelles réglementations. À partir de 2024, l'obligation de recevoir des factures électroniques s'appliquera également aux transactions entre entreprises. La généralisation de la facturation électronique en B2B est programmée pour 2026.
La Dématérialisation des documents
La dématérialisation des documents, également appelée numérisation, consiste à remplacer les documents papier par des versions électroniques, offrant ainsi un stockage et un classement plus pratiques. Cette approche est applicable à tous les types de documents, tels que les devis, les factures, les plans, les fiches de paie et les documents administratifs, et revêt une importance cruciale pour les entreprises, en particulier celles du secteur du BTP.
En effet, ces entreprises sont confrontées à la gestion d'un grand nombre de documents, et l'utilisation du format papier peut entraîner divers problèmes, tels que la perte de temps lors de la recherche de documents, les préoccupations concernant la sécurité des données, les retards dans la transmission, le suivi et la validation des documents, les difficultés d'accès et de communication entre les différents sites et parties prenantes, les problèmes de confidentialité, la perte de traçabilité, ainsi que les coûts liés à l'impression et au stockage des documents.
Afin de simplifier votre routine professionnelle quotidienne, BRZ France vous propose une solution personnalisée de gestion de chantiers et d'interventions, qui évolue pour répondre à vos besoins spécifiques.
Les avantages de la Dématérialisation dans le secteur du BTP et de la Construction
La dématérialisation est essentielle dans le secteur du BTP, où une multitude de documents circulent à la fois au sein de l'entreprise et entre les acteurs externes tels que les architectes, les chefs de projet, les fournisseurs e t les sous-traitants. La gestion électronique efficace des documents présente ainsi de nombreux avantages au quotidien, favorisant un bon fonctionnement.
Gains de temps :
L'un des principaux avantages de la dématérialisation des documents dans le BTP réside dans les économies de temps et de flexibilité donc une augmentation de la productivité. Vos documents sont centralisés et sécurisés dans un espace unique qui encourage la collaboration entre toutes les parties prenantes. L'accès aux documents essentiels est extrêmement facile, évitant les pertes de temps lors de recherches. Vous pouvez les modifier et les partager sans crainte de les égarer.
Économies financières :
La dématérialisation permet non seulement de gagner de l'espace, mais aussi de réaliser des économies. Les documents papier nécessitent de l'organisation et de l'espace de stockage. Tous vos documents numériques peuvent être stockés facilement. La dématérialisation réduit ainsi les coûts associés à la production des différents documents, mais surtout à leur stockage.
Sécurité et Conformité :
Les solutions de dématérialisation offrent des niveaux élevés de sécurité des données et de conformité réglementaire. Cela est particulièrement important dans le BTP, où les informations sensibles doivent être protégées.
Collaboration Facilitée :
La dématérialisation facilite la collaboration entre les parties prenantes d'un projet de construction. Les plans et les documents peuvent être partagés instantanément avec les architectes, les ingénieurs, les sous-traitants et les clients.
Soutenir l'environnement :
Cela inclut la préservation des ressources forestières et la protection de la couche d'ozone, des enjeux de plus en plus importants dans le secteur du BTP en raison de la réglementation croissante.
Les outils de la dématérialisation dans le BTP :
- Coffre-fort numérique : un coffre fort numérique est un outil sécurisé essentiel pour protéger vos documents importants. Fournis une protection contre la perte de données. Vous pouvez utiliser un coffre fort numérique pour conserver vos fiches de paie. Le RGPD exige que les données personnelles soient traitées de manière sécurisée. Protéger les droits et libertés fondamentales des personnes concernées. L'envoi de fiches de paie par courrier électronique peut présenter un risque pour la sécurité. Les exemples incluent les violations de données, les modifications illégales de données et le vol d’identité.
- Logiciel de gestion de documents : un logiciel de gestion de documents permet une organisation et une récupération efficaces des documents numériques. Ceux-ci simplifient le suivi des révisions et des versions du plan.
- Signatures électroniques : les solutions de signature électronique vous permettent de valider rapidement et légalement des contrats et des accords sans avoir besoin de factures papier.
Nos services BRZ France
Silae dématérialisation
La plateforme Silae Dématérialisation en mode SaaS vous offre la possibilité de sécuriser le partage et le stockage de vos documents RH, tout en vous permettant de distribuer en toute sécurité vos bulletins de paie en ligne, en conformité avec les normes du RGPD (règlement Général sur la Protection des Données). Silae Dématérialisation, étant un coffre-fort numérique certifié RGPD et d'autres normes, vous offre les fonctionnalités suivantes :
- La dématérialisation et l'archivage des bulletins de paie en ligne de vos employés dans un espace sécurisé dédié à l'employeur.
- La garantie de la distribution et de la disponibilité des bulletins de paie en ligne de vos salariés au sein de leur propre espace électronique personnel, en toute sécurité.
Interface BRZ France chorus pro
Automatisez et suivez les factures des projets publics à l'aide de l'interface BRZ Chorus Pro.
Le système de portail Chorus Pro offre aux entrepreneurs du secteur de la construction la possibilité de soumettre leurs factures de manière électronique pour les prestations et les fournitures réalisées pour le secteur public. Cette démarche vise à assurer la conformité aux exigences légales, à faciliter les procédures pour les entreprises et à raccourcir les délais de règlement.
La LAD BRZ France
La Lecture Automatique de Documents, en utilisant la reconnaissance optique de caractères (OCR), permet d'extraire les données textuelles des factures fournisseurs, notamment celles reçues au format PDF, une pratique cruciale dans le secteur du BTP. 
Les avantages de cette technologie LAD BRZ sont nombreux, notamment l'élimination des erreurs de saisie, la réduction des délais d'enregistrement, la diffusion rapide des données, la sécurisation des informations dans le cloud, et l'assurance de la fiabilité de vos processus de gestion, des aspects essentiels pour les entreprises du secteur de la construction.
La GED BRZ France
La Gestion Electronique de Documents de BRZ est une solution de stockage, de classement et d’archivage des informations numériques.
Les documents issus de l’ERP sont directement archivés en GED. L’ensemble des documents de l’entreprise est consultable par les utilisateurs de BRZ en fonction de leurs droits. 
La solution propose un système de recherche avancé par mots-clés ou par catégorie (recherche par client, maître d'ouvrage, chantier ou encore par conducteur de travaux).
En plus de ses fonctions d'organisation documentaire, la solution vous permet de définir des circuits de validations de votre entreprise, aussi appelés Workflow. Vous gérez la validation dématérialisée de vos commandes, de vos factures fournisseurs, de vos courriers clients ou tout simplement pour la diffusion d’une information vers un groupe de personnes.
Conclusion :
La dématérialisation dans le secteur de la construction apporte de nombreux avantages, notamment une productivité accrue, une réduction des coûts et une efficacité accrue. L'un des aspects les plus importants de cette transformation numérique est la numérisation des factures. Cela permet aux entreprises de traiter les factures par voie électronique, réduisant ainsi les délais de paiement et minimisant le risque d'erreurs. Les bénéfices de la dématérialisation sont nombreux pour les grandes entreprises, mais aussi pour les TPE et PME du BTP.