DSN de substitution : comment vérifier les corrections apportées par l'Urssaf ?

Depuis plusieurs mois, la DSN de substitution est devenue une réalité pour les employeurs et les gestionnaires de paie. Son objectif est simple : améliorer la qualité des données sociales transmises aux organismes en corrigeant automatiquement certaines anomalies qui n'ont pas été régularisées dans les délais.

 Pour accompagner le déploiement de la DSN de substitution, l'Urssaf propose désormais un service de suivi permettant de visualiser les corrections apportées aux déclarations. 

 comment fonctionne ce nouveau suivi ? Où consulter les informations ? Et quelles bonnes pratiques adopter pour sécuriser vos prochaines DSN ? 

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Rappel : pourquoi la DSN de substitution a-t-elle été mise en place ?

La Déclaration Sociale Nominative (DSN) est au cœur des échanges entre les entreprises et les organismes sociaux. Chaque mois, elle transmet les informations nécessaires au calcul des cotisations, aux droits des salariés et à de nombreuses démarches administratives.

Lorsque certaines données sont erronées ou incomplètes, les conséquences peuvent être importantes. Une anomalie peut, par exemple, avoir un impact sur les cotisations versées, les droits à la retraite ou encore l'indemnisation d'un salarié.

En 2026, l’URSSAF à mis en place, de façon progressive, la DSN de substitution afin de limiter ces anomalies.

Son principe est le suivant : lorsqu'une anomalie est détectée, l'entreprise reçoit un Compte Rendu Métier (CRM) l'invitant à corriger sa déclaration. Si aucune régularisation n'est effectuée dans le délai prévu, l'Urssaf peut remplacer certaines données déclarées par des données recalculées afin de fiabiliser les informations utilisées par les organismes sociaux.

L'objectif n'est pas de sanctionner les entreprises, mais d'améliorer la qualité des déclarations et de limiter les conséquences liées à des erreurs persistantes.

Avant toute substitution, plusieurs étapes sont respectées :

1. détection d'une anomalie 
2. envoi d'un CRM à l'entreprise 
3. délai laissé pour effectuer la correction 
4. substitution automatique si l'anomalie n'est pas régularisée.

Ce fonctionnement laisse donc la possibilité à l'employeur d'intervenir avant toute correction automatique de la part de l’URSSAF.

Comment consulter les corrections apportées par l'Urssaf ?

Si les Comptes Rendus Métiers (CRM) permettaient déjà d'identifier les anomalies détectées sur les DSN, l'Urssaf va désormais plus loin en proposant un service de suivi dédié. Celui-ci permet de consulter les corrections effectuées dans le cadre de la DSN de substitution 

Accessible depuis les services en ligne de l'Urssaf, ce suivi apporte une vision plus précise des modifications effectuées. Les employeurs peuvent notamment identifier les périodes concernées, les salariés impactés ainsi que la nature des données qui ont été corrigées.

Cet outil facilite la compréhension des anomalies car il permet de comprendre rapidement pourquoi une déclaration a fait l'objet d'une substitution et d'orienter les vérifications à effectuer dans le logiciel de paie.

Concrètement, ce suivi peut vous aider à répondre à plusieurs questions :

• Quelles déclarations ont été concernées par une substitution ?
• Quels salariés sont impactés ?
• Quelles données ont été corrigées ?
• À quelle période se rapportent ces modifications ?

Ces informations constituent un point de départ pour analyser l'origine de l'anomalie. En revanche, il advient à l’entreprise d’effectuer elle-même les corrections nécessaires dans son logiciel de paie.

Comment fonctionne le service « Suivi DSN » ?

Ce nouvel outil de suivi DSN centralise les différentes étapes du processus afin de faciliter le suivi des déclarations.

1. Un tableau de bord des anomalies corrigées

Après une DSN de substitution, la page d'accueil du service affiche les anomalies qui ont été rectifiées par l'Urssaf. Ces informations restent disponibles jusqu'à la fin de l'année civile, ce qui permet de retrouver facilement les déclarations concernées et de les analyser.

Pour chaque anomalie, il est notamment possible de consulter :

• • le salarié concerné ;
  • la période de paie concernée ;
  • la nature de l'anomalie détectée ;
  • les données recalculées ou corrigées par l'Urssaf.

Ces informations facilitent l'identification de l'origine du problème avant d'intervenir dans le logiciel de paie.

Le service ne se limite pas aux anomalies corrigées.

Lorsqu'un employeur estime qu'une substitution ne doit pas être appliquée, il peut déposer une demande d'opposition. Le service Suivi DSN permet alors d'en suivre l'avancement et de connaître la décision de l'Urssaf. D'après l'Urssaf, ce suivi est désormais le canal à utiliser pour consulter l'évolution de ces demandes.

3. Un outil d'aide à la correction

L'objectif du service n'est pas seulement d'informer les entreprises. Il doit aussi les aider à comprendre les anomalies afin d'éviter qu'elles ne se reproduisent.

Le tableau de bord permet ainsi de rapprocher les corrections effectuées par l'Urssaf des données présentes dans le logiciel de paie. Cette comparaison facilite l'identification des erreurs de paramétrage ou de saisie qui doivent être corrigées à la source.

Une correction Urssaf ne met pas à jour votre logiciel de paie

Lorsque l'Urssaf procède à une substitution, elle corrige les données utilisées par les organismes sociaux. En revanche, votre logiciel de paie conserve les informations d'origine tant qu'aucun changement n’a été réalisé.

Autrement dit, si la cause de l'anomalie n'est pas corrigée dans votre solution de paie, elle risque de réapparaître lors de la prochaine DSN.

Imaginons qu'une erreur de paramétrage provoque une anomalie dans votre DSN. L'Urssaf peut corriger les données transmises pour cette déclaration. Mais cette correction ne modifie pas votre logiciel de paie. Résultat : si vous ne corrigez pas l'origine du problème, l'anomalie risque de réapparaître le mois suivant.

Parmi les erreurs présentent sur les DSN, plusieurs causes reviennent régulièrement :

• un paramétrage incomplet ou obsolète ;
• une erreur de saisie sur un salarié ;
• une mauvaise affectation d'un code ou d'une rubrique de cotisation ;
• une mise à jour réglementaire qui n'a pas encore été appliquée.

Une analyse régulière des CRM et du suivi des substitutions permet justement de détecter ces situations avant qu'elles ne deviennent récurrentes.

Les bonnes pratiques pour sécuriser vos prochaines DSN

 Le suivi des substitutions constitue un outil précieux pour comprendre les corrections apportées par l'Urssaf. Il ne dispense toutefois pas d'un contrôle régulier de vos déclarations sociales. Adopter quelques bonnes pratiques permet de prévenir les anomalies et de fiabiliser durablement vos DSN.

• Consultez régulièrement les CRM et le suivi des substitutions

Les Comptes Rendus Métiers (CRM) restent le premier indicateur des anomalies détectées sur vos déclarations. Les consulter chaque mois permet d'identifier rapidement les éventuelles erreurs et d'intervenir avant qu'une substitution ne soit réalisée.

Le nouveau suivi proposé par l'Urssaf vient compléter cette démarche en donnant davantage de visibilité sur les corrections effectivement appliquées.

• Corrigez l'origine de l'anomalie

Comme évoqué précédemment, une substitution ne doit jamais être considérée comme une correction définitive.

Derrière chaque anomalie se cache généralement une cause : un paramétrage incomplet, une donnée salarié erronée, une rubrique mal renseignée ou encore une mise à jour réglementaire qui n'a pas été prise en compte.

Corriger cette cause directement dans votre logiciel de paie est le meilleur moyen d'éviter que la même erreur ne se reproduise lors des déclarations suivantes.

• Maintenez votre logiciel de paie à jour

La réglementation sociale évolue régulièrement. Les éditeurs de logiciels publient des mises à jour afin d'intégrer ces changements et de garantir la conformité des déclarations. Il est nécessaire de vérifier que vous utilisez une version à jour de votre solution de paie.

• Sensibilisez les équipes en charge de la paie

Certaines anomalies peuvent également résulter d'une erreur de saisie ou d'une mauvaise interprétation d'une règle de paie.

Partager les retours issus des CRM et du suivi des substitutions avec les collaborateurs concernés permet d'identifier les points de vigilance et d'améliorer progressivement la qualité des déclarations.