Généralités
Qu’on l’appelle fiche de poste ou job description, fiche-métier ou description d’emploi, la fiche de définition des fonctions est devenue un document incontournable dans l’organisation et la gestion des entreprises.
On peut évidemment faire sans, mais il est de beaucoup préférable de faire avec, c’est-à-dire de se donner le temps de faire (et de refaire tous les 5 ans) ce travail sur le travail, utile en bien des circonstances de la vie de l’entreprise et de l’activité professionnelle des collaborateurs.
Pourquoi réaliser des fiches de définition des fonctions ?
Parce que c’est (souvent) obligatoire
Les conventions collectives prévoient des systèmes de classification des emplois, qui nécessitent d’identifier clairement les fonctions (indépendamment des compétences et des vertus des salariés qu’ils exercent) : pour déterminer le coefficient d’un comptable ou d’un contremaître, il faut définir la liste des tâches et des responsabilités qui lui sont confiées, et disposer des informations objectives permettant de classer son emploi au regard des autres emplois de l’entreprise, et de la grille de classification applicable.
Pour l’application correcte de cette grille de classification, il est impossible de faire l’économie de la définition des fonctions, en y associant les représentants du personnel, et dans une certaine mesure les salariés eux-mêmes.
Parce que c’est utile
Pour un recrutement ou un envoi en formation, la construction d’une grille des salaires ou la préparation d’un entretien d’évaluation professionnelle, la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences ou l’élaboration d’un plan de formation, l’élaboration d’un organigramme ou la mise en œuvre d’un plan de suppressions d’emplois : la définition des fonctions est un outil incontournable et irremplaçable dans la direction des hommes et l’organisation du travail.
Dès lors que l’entreprise atteint un certain niveau d’effectif (quelques dizaines de salariés), la référence à des fiches de fonctions réalistes, objectives, claires, et crédibles, est indispensable à la prise de décision. Elle est également utile à la représentation de l’entreprise que s’en font les acteurs : travailler sur le travail ; penser les processus de travail ; savoir qui fait quoi – tout ceci aide les collaborateurs, l’encadrement et la direction à se situer les uns par rapport aux autres, et par rapport à ce projet en transformation permanente qu’est une entreprise.
Quand réaliser des définitions de fonctions ?
Ce travail sur le travail doit s’engager à un moment choisi de l’évolution de l’entreprise : négociations salariales ou sortie des 35 heures, mise en œuvre d’une nouvelle classification ou accroissement de l’effectif, diversification d’activités ou implémentation d’un nouveau système informatique – le chantier de la définition de fonctions accompagne une ou plusieurs orientations majeures de l’entreprise, et transforme telle ou telle échéance en lui donnant consistance et profondeur.
Comment réaliser des définitions de fonctions ?
Il n’y a pas de méthode standard, mais il faut impérativement une méthode :
- Qui va travailler sur le projet ?
- Selon quel calendrier ?
- Avec quels interlocuteurs et quelles ressources ?
- Comment seront collectées les informations pertinentes ?
- Comment les salariés seront-ils impliqués ?
- Quels seront les effets induits des définitions de fonctions ?
Toutes ces questions doivent être posées et anticipées avant d’engager un processus qui est toujours lourd de conséquences pour l’entreprise : positives si ce processus est bien conçu et bien mené, mais potentiellement très négatives dans le cas contraire – il vaut mieux ne rien faire que de mal faire…
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